Zo implementeer je een labelsysteem in je magazijn

Of je nu een nieuw magazijn inricht of je huidige werkwijze wilt optimaliseren: een goed labelsysteem is onmisbaar voor efficiënt voorraadbeheer. Magazijnlabels zorgen voor structuur, overzicht en snelheid. Maar hoe pak je de overstap naar een nieuw labelsysteem aan zonder dat het ten koste gaat van je dagelijkse logistieke processen in je magazijn? In deze blogpost vertellen we je er alles over.

Eerst even dit: wanneer heb je een nieuw labelsysteem nodig?

De redenen voor het vernieuwen van een labelsysteem lopen uiteen. Misschien is je magazijn gegroeid, is de indeling veranderd, of sluit je huidige systeem niet meer aan op je voorraadbeheer of WMS. In zulke gevallen is het tijd om over te stappen op een systeem dat klaar is voor de toekomst: flexibel, duurzaam en afgestemd op jouw processen.

Stappenplan voor een succesvolle implementatie

Breng de huidige situatie in kaart

Voordat je iets verandert, is het belangrijk om eerst te analyseren hoe je huidige systeem functioneert:

1. Welke labels gebruik je nu (formaat, materiaal, codering)?
2. Waar lopen medewerkers tegenaan?
3. Wat zijn de wensen voor verbetering?
4. Welke software of hardware (scanners, printers) gebruik je?

Deze analyse vormt de basis voor je nieuwe systeem.

Stel doelen en eisen vast

Wat wil je met het nieuwe labelsysteem bereiken? Denk hierbij aan:

1. Sneller kunnen orderpicken
2. Minder fouten bij opslag en verzending
3. Beter overzicht in productlocaties
4. Integratie met WMS of ERP

Stel daarnaast technische eisen vast, zoals barcodeformaten, afmetingen en bevestigingsmethoden (bijv. magnetisch, zelfklevend of insteekkaarten).

Kies het juiste type label

Op basis van je doelen kies je het meest geschikte magazijnlabel. Voorbeelden van magazijnlabels zijn:

1. Magnetische labels voor flexibele locaties

• Zelfklevende labels voor permanente identificatie
• Locatieborden voor gang- en zoneaanduiding
• Raam- of palletstickers voor tijdelijke opslag
• Barcode- en QR-codelabels voor scanbare processen

Laat je hierin adviseren door een specialist om fouten en onnodige kosten te voorkomen. Een voorbeeld van een specialist in labelsystemen is labelfabriek.nl.

Plan de implementatie zorgvuldig

Zorg dat de overgang naar het nieuwe systeem soepel verloopt. Dat doe je zo:

1. Kies een rustig moment (bijv. buiten piekperiodes)
2. Bereid voorraadverplaatsingen of herlabelingen goed voor
3. Informeer en instrueer je medewerkers op tijd
4. Maak eventueel gebruik van tijdelijke bewegwijzering zodat het orderpicken zo goed als mogelijk door kan gaan.
5. Desnoods kun je de implementatie gefaseerd doorvoeren, bijvoorbeeld per gangpad of zone.

Train je medewerkers

Een nieuw labelsysteem werkt alleen als iedereen ermee overweg kan. Geef een duidelijke instructie over:

1. De opbouw van de nieuwe codering
2. De plaatsing van labels
3. Het gebruik van scanners of software
4. Wat te doen bij beschadigde of ontbrekende labels
5. Een korte training of handleiding voorkomt veel vragen en fouten.

Evalueer en optimaliseer

Na de implementatie is het belangrijk om de werking van het nieuwe systeem te evalueren:

1. Wordt alles goed gelezen en begrepen?
2. Zorgen de labels voor meer snelheid en minder fouten?
3. Is het systeem toekomstbestendig?

Gebruik deze feedback om waar nodig bij te sturen. Labels kunnen relatief eenvoudig worden aangepast of vervangen. Vraag altijd je magazijnmedewerkers om feedback, die werken immers met het systeem en kunnen daarvoor voor waardevolle inzichten zorgen.

Succes met de implementatie!