Messen und Verbessern Ihrer Produktivität - so geht's

Produktiv zu sein ist heutzutage zu einem Modewort geworden, aber was bedeutet es wirklich? Es geht nicht nur darum, wirklich hart zu arbeiten oder so viele Aufgaben wie möglich abzuhaken. Es geht darum, intelligent zu arbeiten, seine Ziele zu erreichen und sich gleichzeitig nicht zu überarbeiten. Aber woher weiß man, ob man wirklich produktiv ist? Und, noch wichtiger, wie können Sie Ihre Produktivität verbessern?

In diesem Blogartikel gebe ich Ihnen nützliche Tipps, wie Sie Ihre Produktivität messen UND steigern können, damit Sie nicht nur mehr erledigen, sondern auch effizienter und stressfreier arbeiten.

Warum ist es wichtig, Ihre Produktivität zu messen?

Die Messung der Produktivität gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie Sie Ihre Zeit verbringen, und hilft Ihnen, klügere Entscheidungen zu treffen. Wir haben oft das Gefühl, viel zu tun zu haben, aber ohne einen klaren Überblick darüber, was wir wirklich tun, ist es schwierig festzustellen, ob wir uns auf die richtigen Dinge konzentrieren. Durch die Messung Ihrer Produktivität erhalten Sie ein konkretes Bild davon, wohin Ihre Zeit und Energie fließen. So können Sie feststellen, welche Aufgaben wertvoll sind und welche nur Zeitverschwendung.

Tipps zur Messung Ihrer Produktivität

1. Führen Sie ein Zeitprotokoll

Beginnen Sie ganz einfach, indem Sie eine Woche lang genau aufschreiben, was Sie tun. Schreiben Sie für jede halbe oder ganze Stunde auf, welche Aufgaben Sie bearbeitet haben und wie lange Sie dafür gebraucht haben. Am Ende der Woche haben Sie so einen guten Überblick darüber, wo Ihre Zeit wirklich hingeht. Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie viel Zeit für E-Mails oder Besprechungen verschwenden, die nicht wirklich zu Ihren Zielen beitragen.

2. Verwenden Sie ein Zeiterfassungstool

Anwendungen wie Toggl, RescueTime, Atrea Zeiterfassungssoftware oder Clockify machen es Ihnen leicht, den Überblick über Ihre Zeit zu behalten. Neben der Standardzeiterfassung können Sie Ihre Zeit auch auf Projekt- und Auftragsebene erfassen. Die Auftragserfassung ist relevant, wenn Sie die Stunden auf Auftragsebene erfassen möchten. Registrierung des Projekts ist relevant, wenn Sie auf Projektbasis arbeiten.

3. Messen Sie Ihren Output, nicht nur Ihre Stunden

Bei der Produktivität geht es nicht darum, wie viele Stunden Sie am Schreibtisch verbringen, sondern wie viel Sie schaffen. Definieren Sie daher, was Ihr "Output" ist, je nach Ihrer Arbeit. Das kann die Anzahl der erledigten Aufgaben, die Anzahl der geschriebenen Seiten oder der Fortschritt eines Projekts sein. Indem Sie Ihren Output und nicht nur die Stunden erfassen, erhalten Sie ein viel besseres Bild davon, wie produktiv Sie wirklich sind.

4. Verwenden Sie die Pomodoro-Technik

Diese Technik hilft Ihnen nicht nur, Ihre Zeit besser einzuteilen, sondern gibt Ihnen auch Aufschluss darüber, wie Ihre Produktivität schwankt. Sie funktioniert folgendermaßen: Sie arbeiten 25 Minuten lang konzentriert an einer Aufgabe (ein "Pomodoro") und machen dann eine kurze 5-minütige Pause. Nach vier Pomodoros machen Sie eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Behalten Sie im Auge, wie viele Pomodoros Sie pro Tag erreichen und vergleichen Sie dies mit der Anzahl der Aufgaben, die Sie erledigt haben.

5. Bitte um Feedback

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Produktivität zu messen, besteht darin, Kollegen, Manager oder Kunden um Feedback zu bitten. Fragen Sie sie, wie sie Ihr Arbeitstempo und Ihren Output einschätzen. Manchmal erkennt man selbst blinde Flecken in Bezug auf die Verschwendung von Zeit und Energie, und ein Blick von außen kann helfen, dies zu erkennen.

Tipps zur Verbesserung Ihrer Produktivität

Okay, Sie haben jetzt ein gutes Bild von Ihrer Produktivität. Aber wie können Sie sie verbessern? Hier sind einige praktische Tipps, mit denen Sie nicht nur härter, sondern vor allem auch intelligenter arbeiten können.

1. Konzentration auf Schlüsselaufgaben (Eisenhower-Matrix)

Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen. Teilen Sie Ihre Aufgaben in vier Quadranten ein:

• Wichtig und dringend
• Wichtig, aber nicht dringend
• Nicht wichtig, aber dringend
• Nicht wichtig und nicht dringend

Ihr Hauptaugenmerk sollte auf dem ersten und zweiten Quadranten liegen. Aufgaben im dritten Quadranten können delegiert werden, und Aufgaben im vierten Quadranten können oft ganz weggelassen werden. Wenn Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, steigern Sie Ihre Produktivität, ohne Ihre Zeit mit unnötigen Dingen zu verschwenden.

2. SMARTe Ziele setzen

Ziele, die spezifisch, messbar, akzeptabel, realistisch und zeitgebunden (SMART) sind, helfen Ihnen, sich zu konzentrieren. Zum Beispiel: "Ich möchte diese Woche fünf Blogartikel schreiben" ist viel konkreter als "Ich möchte mehr schreiben". SMART-Ziele machen es einfacher, Ihre Fortschritte zu verfolgen und Ihre Aufgaben überschaubar zu halten.

3. Mit Zeitblöcken arbeiten

Anstatt Ihren Tag mit allen möglichen Aufgaben und Besprechungen vollzustopfen, versuchen Sie, Ihre Zeit in Blöcke einzuteilen, in denen Sie sich ganz auf eine Aufgabe konzentrieren. Während dieser Blöcke sind Sie nicht mit E-Mails, Anrufen oder anderen Ablenkungen beschäftigt. 

Nach jedem Zeitblock können Sie eine Pause einlegen oder zu einer anderen Aufgabe wechseln. Diese Technik, die auch als "Zeitblockierung" bezeichnet wird, ermöglicht mehr Konzentration und weniger Multitasking, was Ihrer Produktivität einen enormen Schub geben kann.

4. Verwenden Sie die 2-Minuten-Regel

Wenn eine Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort. Dadurch wird verhindert, dass sich kleine Aufgaben anhäufen und Sie später überfordern. Die 2-Minuten-Regel ist ideal für die Beantwortung von E-Mails, kurze Telefonate oder kurze Verwaltungsaufgaben.

5. Machen Sie regelmäßig Pausen

Bei der Produktivität geht es nicht nur darum, hart zu arbeiten, sondern auch darum, intelligent zu arbeiten. Wer regelmäßig Pausen macht, bleibt frisch und konzentriert. Studien zeigen, dass kurze Pausen Ihrem Gehirn helfen, Informationen besser zu verarbeiten und Müdigkeit zu verringern. Probieren Sie die Pomodoro-Technik aus oder nehmen Sie sich jede Stunde fünf Minuten Zeit, um aufzustehen, etwas zu trinken oder an die frische Luft zu gehen.

Erste Schritte!

Die Messung Ihrer Produktivität ist ein wichtiger Schritt, um zu verstehen, wohin Ihre Zeit und Energie fließen. Durch den Einsatz von Tools wie Zeiterfassungs-Apps, die Messung Ihres Outputs und das Einholen von Feedback erhalten Sie Einblicke in Ihre Arbeitsweise und die Bereiche, in denen Sie sich verbessern können. Mit intelligenten Techniken wie der Pomodoro-Methode, Zeitblöcken und der Eisenhower-Matrix können Sie dann Ihre Produktivität optimieren. 

Denken Sie daran: Produktiv zu sein bedeutet nicht, ständig beschäftigt zu sein. Es geht darum, effektiv an den richtigen Dingen zu arbeiten. Außerdem ist es gut, daran zu denken, dass die Verbesserung Ihrer Produktivität ein Wachstumsprozess ist. Nach und nach werden Sie immer besser darin, Ihre Produktivität zu steigern, also legen Sie einfach los, viel Glück!