Mesurer et améliorer sa productivité, voici comment faire

Être productif est devenu un mot à la mode ces derniers temps, mais qu'est-ce que cela signifie vraiment ? Il ne s'agit pas seulement de travailler très dur ou de cocher le plus grand nombre de tâches possible. Il s'agit de travailler intelligemment, d'atteindre ses objectifs tout en évitant la surcharge de travail. Mais comment savoir si vous êtes vraiment productif ? Et surtout, comment améliorer sa productivité ?

Dans cet article de blog, je partage des conseils utiles pour mesurer ET stimuler votre productivité, afin que vous puissiez non seulement accomplir plus de choses, mais aussi travailler plus efficacement et avec moins de stress.

Pourquoi est-il important de mesurer sa productivité ?

La mesure de la productivité vous permet de savoir comment vous occupez votre temps et vous aide à faire des choix plus judicieux. Nous nous sentons souvent occupés, mais sans une vision claire de ce que nous faisons réellement, il est difficile de déterminer si nous nous concentrons sur les bonnes choses. Mesurer votre productivité vous donne une image concrète de l'utilisation de votre temps et de votre énergie. Cela vous aidera à déterminer les tâches qui ont de la valeur et celles qui ne sont que des pertes de temps.

Conseils pour mesurer votre productivité

1. Tenir un journal de bord

Commencez par noter exactement ce que vous faites pendant une semaine. Pour chaque demi-heure ou heure, notez les tâches sur lesquelles vous avez travaillé et le temps que vous y avez consacré. À la fin de la semaine, vous aurez ainsi une bonne idée de la destination réelle de votre temps. Vous découvrirez peut-être que vous perdez beaucoup de temps dans des courriels ou des réunions qui ne contribuent pas vraiment à la réalisation de vos objectifs.

2. Utiliser un outil d'enregistrement du temps

Des applications comme Toggl, RescueTime, Logiciel de gestion du temps et des présences Atrea ou Clockify facilitent le suivi de votre temps. Outre l'enregistrement standard des heures, vous pouvez également enregistrer vos heures au niveau du projet et de la commande. L'enregistrement au niveau de la commande est utile si vous souhaitez enregistrer des heures au niveau de la commande. Enregistrement du projet est important si vous travaillez sur la base d'un projet.

3. Mesurez votre production, pas seulement vos heures

La productivité ne dépend pas du nombre d'heures que vous passez à votre bureau, mais de la quantité de travail que vous réalisez. Définissez donc votre "rendement" en fonction de votre travail. Il peut s'agir du nombre de tâches accomplies, du nombre de pages écrites ou de l'avancement d'un projet. En comptabilisant votre production plutôt que vos heures de travail, vous aurez une bien meilleure idée de votre productivité réelle.

4. Utiliser la technique Pomodoro

Cette technique vous permet non seulement de mieux gérer votre temps, mais aussi de comprendre les fluctuations de votre productivité. Le principe est le suivant : vous vous concentrez sur une tâche pendant 25 minutes (une "Pomodoro"), puis vous faites une courte pause de 5 minutes. Après quatre Pomodoros, vous faites une pause plus longue de 15 à 30 minutes. Notez le nombre de Pomodoros que vous réalisez par jour et comparez-les au nombre de tâches que vous avez accomplies.

5. Demander un retour d'information

Un autre moyen de mesurer votre productivité consiste à demander un retour d'information à vos collègues, à vos supérieurs ou à vos clients. Demandez-leur comment ils perçoivent votre rythme de travail et votre rendement. Parfois, vous pouvez voir vous-même des angles morts sur lesquels vous perdez du temps et de l'énergie, et un point de vue extérieur peut vous aider à les identifier.

Conseils pour améliorer votre productivité

Vous avez maintenant une bonne idée de votre productivité. Mais comment l'améliorer ? Voici quelques conseils pratiques pour travailler non seulement plus dur, mais surtout plus intelligemment.

1. Se concentrer sur les tâches essentielles (matrice d'Eisenhower)

La matrice d'Eisenhower vous aide à établir des priorités. Divisez vos tâches en quatre quadrants :

• Important et urgent
• Important mais pas urgent
• Pas important, mais urgent
• Pas important et pas urgent

Vous devez vous concentrer sur les premier et deuxième quadrants. Les tâches du troisième quadrant peuvent être déléguées et celles du quatrième peuvent souvent être abandonnées. En vous concentrant sur ce qui compte vraiment, vous augmenterez votre productivité sans perdre votre temps sur des choses inutiles.

2. Fixer des objectifs SMART

Des objectifs spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et limités dans le temps (SMART) vous aideront à rester concentré. Par exemple, "Je veux écrire cinq articles de blog cette semaine" est beaucoup plus concret que "Je veux écrire plus". Les objectifs SMART facilitent le suivi de vos progrès et vous permettent de gérer vos tâches.

3. Travailler avec des blocs de temps

Au lieu d'alourdir votre journée avec toutes sortes de tâches et de réunions, essayez de diviser votre temps en blocs dans lesquels vous vous concentrez entièrement sur une tâche. Pendant ces blocs, vous n'êtes pas occupé par des courriels, des appels téléphoniques ou d'autres distractions. 

Après chaque bloc de temps, vous pouvez faire une pause ou passer à une autre tâche. Cette technique, également connue sous le nom de "blocage du temps", permet de mieux se concentrer et de moins faire de tâches multiples, ce qui peut donner un coup de fouet à votre productivité.

4. Utiliser la règle des 2 minutes

Si une tâche prend moins de deux minutes, faites-la immédiatement. Vous éviterez ainsi que les petites tâches ne s'accumulent et ne vous submergent plus tard. La règle des deux minutes est idéale pour répondre aux courriels, aux appels téléphoniques rapides ou aux tâches administratives de courte durée.

5. Faire des pauses régulières

La productivité ne consiste pas seulement à travailler dur, mais aussi à travailler intelligemment. Faire des pauses régulières permet de rester frais et concentré. Des études montrent que de courtes pauses aident le cerveau à mieux traiter les informations et réduisent la fatigue. Essayez la technique Pomodoro ou prenez cinq minutes toutes les heures pour vous lever, boire un verre ou prendre l'air.

Pour commencer !

Mesurer votre productivité est une étape importante pour comprendre où vont votre temps et votre énergie. En utilisant des outils tels que les applications de suivi du temps, en mesurant votre production et en demandant un retour d'information, vous comprendrez comment vous travaillez et ce que vous pouvez améliorer. Grâce à des techniques intelligentes telles que la méthode Pomodoro, les blocs de temps et la matrice d'Eisenhower, vous pourrez ensuite optimiser votre productivité. 

Rappelez-vous : être productif ne signifie pas être toujours occupé. Il s'agit de travailler efficacement sur les bonnes choses. En outre, il est bon de se rappeler que l'amélioration de la productivité est un processus de croissance. Peu à peu, vous parviendrez à améliorer votre productivité, alors lancez-vous, bonne chance !